行政管理岗位职责

时间:2019-11-06 00:07:31 岗位职责 我要投稿

【行政管理】岗位职责

岗位描述人力资源部经理
岗位名称:人力资源部经理
直接上级:行管总监
直接下级:人事部主管、培训部主管
本职工作:负责公司人力资源的管理,为公司提供和培养合格的人才。
直接责任:
(1)根据公司实际情况和发展规划拟定公司人力资源计划,经批准后组织实施。
(2)制订人力资源部年度工作目标和工作计划,按月做出预算及工作计划,经批准后施行。
(3)组织制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序,经批准后组织实施。
(4)制订人力资源部专业培训计划并协助培训部实施、考核。
(5)加强与公司外同行之间的联系。
(6)负责在公司内外收集有潜力的和所需的人才信息并组织招聘工作。
(7)审批公司员工薪酬表,报总经理核准后转会计部执行。
(8)组织办理员工绩效考核工作并负责审查各项考核、培训结果。
(9)制订述职周期经批准后安排述职活动。
(10)审批经人事部核准的过失单和奖励单,并安排执行。
(11)受理员工投诉和员工与公司劳动争议事宜并负责及时解决。
(12)按工作程序做好与相关部门的横向联系,并及时对部门间争议提出界定要求。
(13)负责人力资源部主管的工作程序和规章制度、实施细则的培训、执行和检查。
(14)及时准确传达上级指示。
(15)定期主持人力资源部的例会,并参加公司有关人事方面的会议。
(16)审批人力资源部及与其相关的文件。
(17)了解人力资源部工作情况和相关数据,收集分析公司人事、劳资信息并定期向总经理、行政总监提交报告。
(18)定期向行管总监述职。
(19)在必要情况下向下级授权。
(20)制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其做出工作评定。
(21)指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作。
(22)受理下级上报的合理化建议,按照程序处理。
(23)及时对下级工作中的争议作出裁决。
(24)填写直接下级过失单和奖励单,根据权限按照程序执行。
(25)培训和发现人材,根据工作需要按照申请招聘、调配直接下级,负责真直接下级岗位人员任用的提名。
(26)根据工作需要进行现场指挥。
(27)指定专人负责本部门文件等资料的保管和定期归档工作。
(28)指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的登记台帐、定期盘点、报损报失等工作
(29)关心所属下级的思想、工作、生活。
(30)代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。
领导责任:
(1)对人力资源部工作目标和计划的完成负责。
(2)对公司人力资源的合理配备和公司所需人才的及时补充负责。
(3)对公司招聘的员工素质负责。
(4)对及时合理合法解决公司与员工的劳动争议负责。
(5)对已批准的奖惩决定执行情况负责。
(6)对提供给决策部门的人员编制及劳动工资测算数据的合理、准确性负责。
(7)对公司人事、劳资档案的齐全、完整与定期归档负责。
(8)对人力资源部工作程序和负责监督检查的规章制度、实施细则的执行情况负责。
(9)对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。
(10)对人力资源部预算开支的合理支配负责。
(11)对人力资源部所掌管的公司秘密的安全负责。
(12)对人力资源部给公司造成的影响负责。
主要权力:
(1)对公司编制内招聘有审核权。
(2)对公司员工手册有解释权。
(3)有关人事调动、招聘、劳资方面的调档权。
(4)对限额资金的使用有批准权。
(5)有对人力资源部所属员工和各项业务工作的管理权和指挥权。
(6)对所属下级的工作有指导、监督、检查权。
(7)有对直接下级岗位调配的建议权、任用的提名权和奖惩的建议权。
(8)对所属下级的管理水平和业务水平有考核权。
(9)有代表公司与政府相关部门和有关社会团体、机构联络的权力。
管辖范围:
(1)人力资源部所属员工。
(2)人力资源部所属办公场所及卫生责任区。
(3)人力资源部办公用具、设备设施。

【行政管理】岗位职责

【行政管理】办公室主任工作责任制度

办公室主任工作责任制度

(一)职务

1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。

2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况,主动做好典型经验的调查总结,及时向厂长汇报、请示工作,并定期向上级书面汇报。

3.根据厂长指示,负责组织厂长主持的工作会议,安排做好会务工作。

4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告,主动为厂长当好参谋。

5.组织起草厂部文件(对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核),做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作,及时编写工厂大事记。

7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

8.组织做好来客接待和小车的管理工作。

9.指导做好电话话务与机线维修工作。

10.根据厂长方针目标要求,及时编制本室方针目标展开,并组织检查、诊断、落实。
11.负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理,并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。

12.负责完成厂长临时交办的各项任务。

(二)职权

1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。

2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况,有权检查督促。

3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。

4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。

5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。

6.有权安排调度小车的使用。

7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。

8.对不符合上级规定,或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。

9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

10.有权根据厂长的指示,对办公用房进行分配和调整,对办公用品,用具标准化进行检查、督促。

(三)职责

1.对得知生产行政工作出现异常情况,未能及时向厂长反映,以致造成重大损失负责。
2.对厂部行文发生差错,收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

3.对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时,或发生丢失、误传现象,影响工作负责。
5.对印鉴、介绍信管理不严,使用不当造成不良后果负责。

6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。

7.对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。

8.对未及时根据工厂方针目标要求,编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责。

9.副主任协助主任工作,并对主任布置的工作负责。

【行政管理】秘书工作细则

秘书工作细则

第一章 秘书的任务
第一条 秘书的任务是代替公司经理处理那些可由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。
第二条 本公司秘书工作内容较复杂,简单概括如下:
1.传达;
2.运转;
3.助手;
4.书籍文件整理;
5.室内整理;
6.代行事务;
7.会议事务;
8.调查;
9.记录;
10.接待。
第三条 以上工作的内容以及分量,根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。
第二章 秘书的工作内容
第四条 传达事务的工作内容具体如下:
1.接待来访
来访者各有不同,事有大小,秘书要区别对待。对应该会见的人,应直接转达对方的意图,并引其进入会客室或经理办公室,不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人,在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方,或是将个人意见报经理后作出答复。
2.收听电话
收听电话时一定要先声明“这里是××公司”等,然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情,根据对方情况,不妨碍时可明确回答,但一般不说经理是否在。
3.转达
需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容,并准确、迅速地转达。
4.文件的收发及分送
收到的邮件或送来的文件,首先要区别是需直接送呈经理的,还是需秘书先进行处置和整理的,或者是私用文书,需经理办理的要直接送交经理。经理不在时,如果有与经理直接有关的留言、电报、快递,可用电话告知。
第五条 日常运转工作
1.日程的设计及其安排
对所确定经理应处理的事项,如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理,并随时进行调查,协助经理制定日程表。日程计划应记入每月日程表,必要时在上面记下预定内容和变更情况。
2.准备及安排
有些工作需要特别的准备和安排,这些工作通常都有一定的时间限制,因此必须提前做好适当的准备。
第六条 用品的整理
秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。
1.在办公室内
经常使用的物品及备用品,应在合适的地方放置合适的数量。为此,应设计一张用品及备用品的明细表,在上面记下品种,一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期,此外还必须存有一定量的备用品,以便随时补充。
2.经理外出时
经理外出时需使用的钢笔、铅笔等,每天都应事先准备好一定数量,需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表,事先贴在那里以防遗漏。如果是出差,还应考虑出差地点和天数等,更要经常征询经理意图,以准备好所需用品。
3.文件、资料的准备
首先要清楚哪些文件是重要的,如不明白,要详细询问,以便将可能会用的文件材料一并准备齐全,然后画一张文件明细表以方便使用。
第七条 文件整理业务
1.为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱,并且随时可以提用,需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类,并放入固定的装具和容器内,使用中还要经常整理,以便很容易地查到文件。
2.整理工作的关键是分类项目的确定、保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。
3.业务文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件,此外还有机密类文件。根据应用根据还可以分为每日必用、常用和不常用三种。
4.经过这样的整理后,有必要对其进行装订,并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表,将表张贴在保管场所或保管人的桌子上,便于参照。
第八条 整理、清扫工作
此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点:
1.清理桌面
台历和墙上的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。常用品要准备好,并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处,有破损和污染的物品要清扫或更换。

【行政管理】秘书工作细则

2.室内的物品都要放在固定的地方。
3.根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。
第九条 代行业务
秘书可以代行的.事务主要有:
1.参加庆典、丧礼等仪式
这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体,同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。
2.转达经理意见或命令
表达经理意见要完整准确,注意简洁、迅速。有时根据情况,还要将对方的答复向经理汇报。
第十条 会议事务
该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理,包括:各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。
1.关于资产状态及收支情况要制作明细表,至少一个月要制作一张月报表,在特殊情况下,要随时根据经理副经理的要求拿出报表。
2.处理资产状况还应注意以下几点:
(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任,每个月应有两三次,将这些收据汇总后让经理过目;
(2)日常的现金支出应限定一定的数量,除此之外,若有特殊项目,应申请特别支出的资金或开出支票;
(3)开具支票需有收据或其他凭证,并在支票上记下用途,由经理盖章;
(4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券簿,详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等;
(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。
3.各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备,并及时入账,以免遗忘和推迟记账。
第十一条 协助调查
公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时,办公室秘书须做好协助工作。
1.进行调查工作时,秘书应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员,并与之保持日常联系,需要时提出调查课题请他们完成。
2.有些专业事项的调查,秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见,或在调查各方面情况后,将意见和调查情况汇总后报告给经理。
第十二条 文书工作
文书工作有三个方面:书写信函、起草文件、以及誉清或印刷文件。
1.信函的完成
对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”,需要时选择一种略加增删便可使用且较为方便的文件。
2.文件的誊清及印刷
主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
第十三条 联系业务
联系业务工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图,听取对方的答复,并将答复再次反馈给经理。
第十四条 招待事务
招待事务工作是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性接待,多指派事务员或勤杂工来完成。接待包括向导、收存携带物品、奉送茶
点、迎来送往等。
1.为经理服务
为经理服务的工作内容主要有以下几点:
(1)经理外出时应备好车辆;
(2)回到公司时,要接过脱下的外套、帽子等,然后放到一定的地方,并随时用刷子清洁这些衣物;
(3)从外面回到办公室的时候,夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水,冬天应马上递上热茶或咖啡;
(4)还要视天气情况调好空调。
2.为客人服务
秘书还须为客人服务,比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时,应递上报纸、画报等。

【行政管理】 办公室员工岗位职责规定
办公室员工岗位职责规定

第一条 办公室主任岗位职责
1.全面领导并具体主持行政办公事务工作。
2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划。
3.审核批准公司×元以下行政费用开支报告。
4.审核上报公司×元以上行政费用开支计划。
5.负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
6.管理公司员工及住宅问题。
7.负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。
8.管理总经理办公室人员编制。
9.负责对外联系工作计划的制定与实施。
第二条 行政主管岗位职责
1.按合同实施物资采购和小型用品采购。
2.具体安排员工午餐。
3.缴纳电话费。
4.管理环境卫生。
5.安排外来宾客的住宿。
6.具体办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。
7.办理批准公司员工的暂住证,负责与安委会的工作联系。
第三条 前台文员岗位职责
1.接转交换机电话。
2.负责传真收发与登记。
3.负责前台接待、登记。
4.引见、招待、接送来宾。
5.负责监督打卡和汇总考勤。
6.负责请假及加班电报单的保管、汇总、造表。
7.负责锁门,管理电梯,检查灯光、门窗。
8.收发报刊函件及整理保管报纸。
第四条 办公室副主任岗位职责
1.督办与上报全公司各部门每周的工作计划。
2.落实谈心制度。
3.反映员工的思想动态,研究、报批与实施引导激励员工的激励机制。
4.安排布置内部会议的资料。
5.组织与安排员工生日及公司集会。
6.负责公司发文管理及报批。
7.协助全公司各部门的资料整理。
8.管理档案。
9.审查文件、记录及内刊。
第五条 文员岗位职责
1.负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2.管理饮水。
3.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
4.制定办公用品计划并报主任审批。
5.接待与通报总经理室客人。
第六条 司机岗位职责
1.保证公司业务部门用车的及时出行与安全。
2.保证公司领导上下班用车及来宾接送用车。
3.负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养。


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