文控岗位职责

时间:2019-10-14 12:01:41 岗位职责 我要投稿

文控岗位职责

文控中心的主要职责:

文控岗位职责

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。

6.发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。

8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。

9.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。

文控岗位职责

主要负责文件与资料的签收发放和登记工作;过期无效文件的作废销毁工作,受控文件的电脑化管理;定期对文件进行有效性检查;文档的日常管理和保管工作。

也就是文件、办公室日常事务管理

1文件的制定、修改与废止权责

2文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。

注意的是办公软件的熟练操作,打字速度快(视工作岗位、业务范围不同而要求不同),电脑的维护和保养。

文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

3文控中心的主要职责:

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料的`利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。

6.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。

7.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。

4文件材料的管理工作

1.建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。

2.对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;

3.及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。

5文件资料的归档、立卷与管理:

1.区分全宗,确定立档单位。

2.分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1大类分为:质量文件:A;技术文件:B;制度/规定:C;参考资料:D;档案:E;合同:F。

2.2部门拼音缩写:

采购部:CG;生产技术部:SJ;仓储部:CC;品管部:PG;研发部:YF;LED事业部:NE;产品部:CP;项目部:XM;客户服务部:KF;灯杆分厂:DG;表面分厂:BM;庭园灯分厂:TY;装配分厂:ZP;销售部:XS;营销办:YX;设备维修部:SB;财务:CW;综合办:ZH;华体安装公司:AZ;昆明办事处:KM;重庆办事处:CQ;陕西办事处:SX;广西办事处:GX;贵阳办事处:GY;

2.3保密用Y表示,非密级则用N表示。

2.4密级:绝密:AS;机密:CS;秘密:PS;无:OP

2.5编码原则:编码共为十二位数,□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如综合办2010年某份制度编码为:SZHNOP100001。

3.归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。

5.整理案卷,使之厚度适宜,控制在25px至50px之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期(每月两次,分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。

9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10.公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密和泄密。

6文件资料的保管

1.防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全;

2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3.做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

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