岗位职责办公室文员的岗位职责及工作说明书

时间:2019-11-03 08:05:31 岗位职责 我要投稿

岗位职责办公室文员的岗位职责及工作说明书

  第 1 页:文件管理第 2 页:表格管理第 3 页:物质管理第 4 页:劳保用品管理第 5 页:出勤统计第 6 页:奖金核算第 7 页:专心做事事例汇总

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  文件管理

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  1.成文 1.内部通启(MEMO)成文: 2.根据经理要求撰写初稿; 3.请经理核对签字; 4.部分管理制度成文: 5.根据经理要求撰写初稿; 6.审核通过后,在《发文本》上填写的内容包括:文件标题、发文时间、拟稿部分、请求审批时间、主送及抄报、抄送部分、有附件的,应列明名称; 7.审核通过后,送企业管理部审批; 8.呈报总经理审批。 1.发文稿纸

  2.发文 1.将文件原件复印存档; ⒉在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部分名称; ⒊到相干部分下发文件; ⒋请相干部分的文员以上管理职员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 1.发文登记簿

  ⒊ 收文 ⒈收到各部分发出的酒店内部文件后,签收并上报经理; ⒉将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上; ⒊将报纸等需要张贴的材料,在规定版面张 贴; ⒋监视部分职员在浏览文件后,在文件上签 字。 ⒈对重要的接 待通知,要在 十分钟内向经 理进行汇报; ⒉对收到的计 划、MEMO等 文件,应检查 有没有部分有效 签字人的签 字。

  ⒋分类寄存 ⒈对时效性较强的文件,如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹寄存; ⒉对本部分下发的文件原件设专用文件夹 寄存,规章制度寄存于相应的制度夹中; ⒊对酒店下发的规章制度根据发放的部分 进行分类寄存; ⒋在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数,如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度,本制度共有三页,这是第一页; ⒌在寄存新下发的制度时,对制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志,同新下发的制度一并进行寄存,对一些补充规定,要将原文件找出后,与新文件一并寄存,同时在目录上作出标注; ⒈规章制 度明细 表 ⒈对标明作废 的文件不能自 行进行处理, 要做好同一保 管。

  ⒌装订整理 ⒈每个月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总,装订成册,在封皮上写明年、月、日和保存期限; ⒉每个月月底要对寄存的制度进行整理,对内容有相互联系的要进行合并寄存。

  ⒍ 借用 ⒈部分员工借用文件时要在《借用登记表》上登记,注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间; ⒉对外部分借用文件的,要经经理同意后方可办理借用手续; ⒊外部分办理借用文件手续时,要持对方负责人签字的MEMO,注明借用的缘由、借用的文件名称及所需借用的时间,并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; ⒋文件回还后,要查看有没有遗失、破损现象, 并由借用人在《借用登记表》上签字,记录回还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对到期没有 回还的文件, 要找该部分负 责人进行跟 催,对需要 延长使用时间 的,应办理续 借手续。

  ⒎烧毁 ⒈对到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件,请示是不是烧毁; ⒉同意后,以MEMO的情势,列明需烧毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期,上报审批签字; ⒊将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批; ⒋接到质检部同意烧毁的书面批复后,方可烧毁; ⒌烧毁时根据表格数目的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; ⒈文件烧毁时要 在现场,确保 文件真正被销 毁,避免资料 外流。

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  表格管理

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈ 申领 ⒈对酒店同一外出印刷的表格依照酒店核 定的表格月用量,每个月列进《物品月计划申报单》中申领; ⒉对部分专用表格月用量在三十张以上的,依照部分月用量,每个月月初填写《印刷申请单》,经审批签字后,上报质检部审批; ⒊对月用量较少,但长时间使用的表格,亦应根据实际使用情况,定期申请印刷使用; ⒋接到表格印刷终了的通知后,到美工室将表格领回,并在《印刷申请单》中部分确认一栏签字确认; ⒌对酒店同一使用但没有外出印刷的表格,依照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 ⒈印刷申 请单

  ⒉登记 ⒈对领取的表格要进行登记,设立表格台 帐; ⒉部分员工在领用表格时,要在《领用登记表》上登记,注明日期、名称、数目及领用人; ⒊月末将当月表格领用情况汇总,并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数目。 ⒈表格台 帐 ⒉领用登 记表 ⒈发放进程中要 留意核算和控 制表格的月用 量。

  ⒊整理 ⒈对使用过的不需当天上交给相干部分的 表格,要每十天进行一次整理; ⒉月末将当月的`表格进行汇总、装订,在封皮上标明名称、月份; ⒊对需要进行总结分析的,要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。

  ⒋寄存 ⒈在表格寄存橱内标明寄存期限,如一个月、 三个月、半年等; ⒉将整理好的表格依照保存期限分开寄存。

  ⒌ 借用 ⒈对各部分需要借用使用过的表格时,需经经理同意后方可办理借用手续; ⒉外部分办理借用表格手续时,要持对方负责人签字的MEMO,注明借用的缘由,借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间,并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人; ⒊表格回还后,要查看有没有遗失现象,并由借用人在《借用登记表》上签字,记录回还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对到期没有 回还的表格, 要找该部分负 责人进行跟 催; ⒉对需要延长 使用时间的, 应办理续借手 续。

  ⒍烧毁 ⒈对到达保存期限的表格,需请示是不是销 毁; ⒉征得同意后,以MEMO的情势,列明需烧毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字; ⒊将经理审批签字的MEMO上报质量管理部进行审批; ⒋接到质检部同意烧毁的书面批复后,方可烧毁; ⒌烧毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式; ⒈表格烧毁时要 在现场,确保 表格真正被销 毁,避免资料 外流。

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  物质管理

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈盘点 ⒈每个月20日对部分办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物质进行盘点,并分别与 其台帐的帐面结存数目进行核对,保证帐物 符合; ⒉如盘点中发现物质短缺现象应及时查明原 因,并上报部分。

  ⒈ 编制月 计划 ⒈每个月24日前根据盘点情况及部分下月的工 作计划,作出下月物质申领计划; ⒉填写一式四份的《物品月计划申报单》,列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、 本月申报、物品单价、每种物品的申报金额, 并计算累计金额,对特殊申领的物品,要在用处一栏单独注明申领缘由,在经手人一栏签字。 ⒈物品月 计划申 报单 ⒈所做的各种物 资的月计划金 额应控制在酒 店下达的月各 项用度指标范 围内。

  ⒉审核上 报 ⒈将填写好的《物品月计划申报单》上报经理 审批签字; ⒉将经理审批通过的《物品月计划申报单》在 每个月25日前上报仓管部。 ⒈物品月 计划申 报单

  ⒊领取 ⒈持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在 规定领取物质的时间内到仓管部记帐员处 开具《物品申领单》,并由经理签字确认; ⒉持《物品申领单》到仓管部相干库房办理物品领用手续,领取物品。 ⒈物品申 领单

  ⒋登记 ⒈物品领回后,依照实际领取的物质名称及数 量分别在相干的台帐{办公室文员的岗位职责及工作说明书欢迎您访问范,文,家上进行登记。 ⒈台帐

  ⒌发放 ⒈物品发放时,应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在《领用登记表》上签字确认。 ⒈各种台 帐 ⒉领用登 记表

  ⒍ 借用 ⒈其它部分因工作需要借用物品时,应征得理 同意; ⒉借用时应持借用物品部分负责人签 MEMO,注明借用的物品名称、借用的原 因、需借用的时间,并在《借用登记表》上 进行登记; ⒊回还时,要检查物品是不是完好,如有损坏应 由借用部分予以赔偿; ⒋检查合格后予以接收,并由借用人在《借用 登记表》上进行签字并记录回还时间。 ⒈借用登 记表

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  劳保用品管理

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈制定计划 ⒈每个月5日依照《劳保用品规定》将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划 申报单》中。 ⒈物品月 计划申 报单 ⒉遇节假日提早 制定计划;

  ⒉审核上报 ⒈将列好的《物品月计划申报单》上报审批签 字; ⒉审批通过后,持劳保用品申领计划到人事部 劳保福利员处开具; ⒈物品月 计划申 报单

  ⒊领取 ⒈到仓管部办理领取手续。

  ⒋登记 ⒈劳保用品领回后,在台帐上登记。 ⒈台帐

  ⒌发放 ⒈发放时,在台帐上做好登记; ⒉由领用人在《领用登记表》上签字确认。 ⒈台帐 ⒉领用登 记表

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  出勤统计 工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈ 整理表 格 ⒈天天上班后整理前一日的《出勤登记表》, 核对应出勤人数和实际出勤人数,查看有没有迟到、早退、请假情况,并在《出勤登记表》上注明; ⒉对出勤登记与实际情况不符的题目,上报部分经理; ⒊根据部分出勤情况填写《工作出勤日报表》; ⒋以上表格填写终了,在填表人一栏签字; ⒌依照酒店要求检查前日的《员工离岗往向跟踪调查表》,并在检查人一栏签字确认。 ⒈出勤登 记表 ⒉工作出 勤日报 表 ⒊员工离 岗往向 跟踪调 查表 ⒈留意检查员工 是不是有全天未 按规定填写 《员工离岗往 向跟踪调查 表》的现象。

  ⒉填写 《出勤 表 ⒈依照实际出勤情况填写《出勤簿》; ⒉如有请假单,要粘贴在《出勤簿》的背面。 ⒈出勤簿 ⒈填写考勤时要 严格采用考勤 符号; ⒉请假单应由经 理签字。

  ⒊ 上报审批 ⒈将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤 登记表》和《员工离岗往向跟踪调查表》上 报经理审批签字; ⒉将检查中发现的题目列出明细,汇报给经 理; ⒊审批签字后,于天天中午12:00前将上述表 格与《出勤簿》一起上报人事部; ⒈工作出 勤日报 表 ⒉出勤登 记表 ⒊员工离 岗往向 跟踪调 查表 ⒋出勤簿

  ⒋取《出勤簿》 ⒈天天16:00后到人事部将《出勤簿》取。

  ⒌汇总统计 ⒈每个月2日前,参照《出勤簿》将上月部分每 名员工的出勤情况,并将统计情况填写到 《月份出勤情况报表》上,对缺勤情况写 明缺勤天数及缘由; ⒉对当月新到岗员工,应注明到岗时间; ⒊将填写好的《月份出勤情况报表》上报部分经理审批签字; ⒋每个月2日前报送人事部; ⒈月份出 勤情况 报表 ⒈对全勤职员 注明全勤即 可。

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  奖金核算

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈抄写奖金拨进数 ⒈接到人事部劳开工资核算员抄写部分奖金 拨进数的通知后,应于当日到人事部抄写; ⒉抄写时,留意核对所拨进的奖金数额是不是正 确,如有异议向人事部劳开工资核算员咨 询。 ⒈填写《征求意 见表》。

  ⒉ 分解酒店扣罚 ⒈到质检部领取上月酒店对部分的《扣罚汇总 表》; ⒉依照《扣罚汇总表》上所列的扣罚情况核对 《罚款单》,对《罚款单》不全的,要立即 到相干部分进行领取; ⒊按酒店扣罚及连带比例,对《罚款单》进行 分解,责任到人; ⒋按分解好的扣罚,填写《扣罚明细表》。 ⒈扣罚明 细表 ⒈对责任人不 明确的扣罚, 请示经理。

  ⒊申请减免 ⒈对需要申请酒店给予减免的扣罚,应以MEMO情势列出处罚项目及罚款单号,注 明申请减免的缘由; ⒉将写好的减免申请上报经理审批签字; ⒊于酒店下发奖金拨进数之日起三日内,将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进行 审批。 ⒈MEMO

  ⒋统计内部扣罚 ⒈参照《员工日考评表》统计部分员工个人的部分内部扣罚总数; ⒉汇总部分内部扣罚总数。 ⒈员工日 考评表

  ⒌计算奖金 ⒈对部分的奖金拨进数进行二次 ⒉请示经理如何进行内部加发; ⒊员工当月奖金实发金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部分扣 罚金额。

  ⒍填表 ⒈将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、部分扣罚金额、实发金额分别 填写到《月份奖金发放明细表》上; ⒉在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份奖 金发放 明细表

  ⒎审批上报 ⒈将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣 罚明细表》一起上报经理审批签字; ⒉在人事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给 人事部劳开工资核算员。 ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒉扣罚明 细表

  ⒏发放 ⒈当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后,到财务部办理领取手续 ⒉依照《月份奖金发放明细表》上所列的实发 金额进行发放,并由领取人签字。 ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒈应提早将每 位员工的应 发款项分好.

  ⒐交表 ⒈将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》 交财务部现金出纳员; ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒈要做到帐目 清楚、钱帐相 符。

  工作项目名称:

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  专心做事事例汇总

  工作程序 标准 核对媒介 留意事项

  ⒈筛选 ⒈天天对员工上报的专心做事事例经筛选后, 填写在《以情服务、专心做事典型事例汇总 表》上。 ⒈以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表 ⒈要写明时间、 地点及事情经 过。

  ⒉上报 ⒈将填写好的《以情服务、专心做事典型事例 汇总表》上报经理进行审阅; ⒉于天天放工前将经理审阅签字后的《以情服 务、专心做事典型事例汇总表》上报企业文 化部。 ⒈以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表

  ⒊登记 ⒈将当天上报的员工专心做事的事例登记在 《专心做事事例汇总表》上,要注明姓名、 事例发生日期及内容。 ⒈专心做 事事例 汇总表


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